İŞE NEREDEN BAŞLAMALI?

Önceki yazımızda zaman planlaması ve yönetiminin bir bilinç gerektirdiğini paylaşmıştık. Bu bilinç bir veri tabanıdır, bir donanımdır ve adı da zaman bilincidir demiştik. Bu donanım bir hayat tarzı oluşturur ve süreçler, projeler, projeksiyonlar, tümüyle hayat bu bilinçle yönetilir. Yönetilir diyoruz ama aslında yaşanır. Bu yönetimin, bu yaşantının ana ekseni önemli önemsiz, öncelikli olan olmayan işler ayrımı ve bu ayrımın rasyonel olarak uygulanıyor olmasıdır. “Bunda ne var ki, zaten herkes önemli önemsiz, öncelikli değil ayrımını yapar” diyebilirsiniz ve haklısınızdır da. Ancak bu tasnifin rasyonel yani gerçekçi yapılması ve hem uygulanıyor hem de sürdürülebilir olması gerekiyor ki bu üç noktada maalesef sınıfta kalınmaktadır. Hem ülkemiz ölçeğinde hem de global ölçekte olaylara, kişilere bakın ama elinizi kalbinizin üzerine koyarak yani bir hakem olarak değerlendirin, göreceksiniz ki bu üç kritere uygun olgu ve süreç yönetimi parmakla gösterilecek kadar azdır. Örneğin dibimizdeki savaşa bakın; hangi rasyonelliğe ve sürdürülebilirliğe göre bir öncelik ve önemlilik belirlenmiş de barış yerine savaş tercih edilmiştir?
Hangi pozisyon, yetki, rol ve sorumlulukta olursak olalım, mutlaka gönüllülük, verimlilik, toplam kalite ve çıktı kontrolü yani sonuçları öngörerek ve bu öngörüyü bilimsel enformasyon da dediğimiz istişare sürecine tabi tutarak yaparsak elde edeceğimiz “önemli önemsiz, öncelikli veya değil” tasnifleri gerçekçi, uygulanabilir ve sürdürülebilir olacaktır. Çünkü öncelik ve önemlilik belirleme, öncelik ve önemliliğin iyi analiz ediliyor olmasını gerektirir.
“İşe nereden başlayalım?” demiştik. Önce “rasyonellik, uygulanabilirlik ve sürdürülebilirlik” üçlüsü ve zaman bilinci veri tabanından oluşan platform bizim hayat tarzımız olmalı, sonra da tüm işlerimizi ikiye ayırmalıyız ama tüm işlerimizi: İvedi işler, ivedi olmayan işler. Yani acil ve acil olmayan işler. Acil olanları ve olmayanları da kendi içlerinde; acil önemli ve acil önemli, acil önemli değil, acil değil önemli ve hem acil değil hem de önemsiz şeklinde bir tasnife tabi tutuyoruz. Günlük yaşantımızda diş bakımı üzerinden bir örnekle şöyle açalım. Sabah güne başlarken ve akşam yatarken diş fırçalamak acil mi? Değil. Ama önemli. Toplumsal anketler gösteriyor ki, tüm toplumlarda birçok kişi ya sabah veya akşam bu işi ihmal ediyor, maalesef. Bireysel yaşantıdan bir başka örnek verelim. İnsanlar özellikle beş yaştan büyük modeldeki arabaların periyodik bakımlarını yaptırmakta zorlanıyorlar, gevşekli gösteriyorlar, istatistiklere göre; çünkü aracın nispeten önem düzeyi düşmüş ve iş acil değil. Ama önemli olduğunu da biliyor. Sonra herhangi bir yolculuk, bir tatil, önemli bir iş seyahati esnasında öyle bir arıza yaşıyor ki hedefine zamanında ulaşması mümkün olmuyor. Artık bütün işlerinizi bırakıp bir çekici getirmek, bir servis, bir tamirhane bulmak sizin acil ve önemli işiniz haline geldi. Neden? Daha önce acil olmadığı halde önemli olan işlerimizi planlamamamız, ihmal etmemiz ve yapmamamız yüzünden…
Tam da bu sebeple, tüm dünyada popülist siyasetler, söylemler karşılık bulabiliyor. İnsanlar ekseriyetle önemli olanları ertelemeyi sevdiği için… Ha diş bakımı, ha arabanın bakımı, ha ülkenin imarı, bakımı ve sürdürülebilir kalkınması, ne fark eder… Öncelikleri ihmal eden, baştan savan, iptal eden yaklaşımlar nihayet çok önemli bir olguda, doğal felakette, global etkilere bağlı yerel bir risk durumunda yapabilecek şeylerin hiç birini yapabilmek mümkün olmaz. Çünkü: Daha önce acil olmayan önemli iş ötelendi, savsaklandı, popüler hazlar yaşanmaya çalışıldı; şimdi onlar acil ve önemli hale geldi. Ama bütün planlar aksadı, işlerin verimliliği düştü, sürdürülebilirlik zora girdi… Bu bir insan için de böyle. işte bu tabloyu insan sayısıyla, iş sayısıyla çarpın ve dünyadaki süreç yönetimindeki kaybı, israfı hesaplayın. Ama üzülerek söyleyelim ki insanlar buna o kadar alışık ki… Zaman israfına, ürün israfına, verim kaybı israfına o kadar tüm dünya olarak alışığız ki… Bakın: Öyle bir dünyada yaşıyoruz ki yılda 4 milyar ton gıdayı işliyor, üretiyor ama yarısını israf ediyor, çöpe atıyoruz. Üretilen ekmeğin, su kaynaklarından elde edilen içilebilir her litre suyun yarısı israf ediliyor. Kaybedilen, israf edilen, çöpe giden bu ürünlerin maliyeti yıllık 1 trilyon dolar. Unutmayalım, bu rakamlar hesaplanabilir göstergeler üzerinden oluşur. Hesaplanamayan kısımların da önemli bir yüzde olduğu, bunun rakamlara yansımadığı gözden kaçırılmamalıdır. Evet, dünyada hesaplanabilen yıllık gıda israfı 1 trilyon dolar ve sadece bu israfın yarısı engellenebilse 1 milyar insan açlık çekmeyecek yani dünyada açlık sorun olmaktan neredeyse çıkacak. Bunu tüm dünya biliyor ama yine de bu israf yaşanıyor. Aynı durum zaman yönetimi, süreç yönetimi için de geçerli…
Dikkat ederseniz; gün içerisinde ertelediğimiz önemli ama aciliyeti olmayan işlerimiz, karşımıza ertelenemeyecek önemde ve acil pozisyonda işler olarak çıkar. Bu dünyadaki pozisyonumuzla ilgili işler için de böyledir; ölümle birlikte başlayacak yeni yaşantı açısından da böyledir… Ölüm anında, neleri ertelediğini ama nelerin acil ve hayati önemdeymiş olduğunu her insan, inanan veya inanmayan fark etmez, her insan iliklerine kadar yaşar! İşte bu nokta için de zaman yönetiminin olmazsa olmazlığını fark edelim… Evet, bu parantezi kapatıp kaldığımız noktaya dönelim.
Ertelemeler sebebiyle acil ve önemli hale gelen yeni ve hesap dışı işler sebebiyle kişi artık bütün planlarını, bütün işlerini bir kenara bırakmak, bu yeni öncelikli ve önemli işle meşgul olmak zorundadır. Dikkat edelim ki bu bir hayat tarzı oluşturmuşsa her güne böyle işler damgasını vuracak ve siz asıl hedeflediğiniz işi ya hiç yapamayacaksınız veya istediğiniz gibi yapamayacaksınız demektir. Bu durumda, hem bireysel hem d e sosyal hayatta yetki ve rol aldığınız, sorumluluk üstlendiğiniz süreçlerinizde başarıyı ve sürdürülebilir kalkınmayı unutun… Demem odur ki; bu durumda normal günlük hayata baktığımızda görürüz ki; her gün acil ve önemli böyle işleri yüzünden zamanımızı planlayamayız. Ve bunlar her gün öyle karşımıza çıkar ki planlanmış işlere ayıracak vakit kalmaz. Dolayısıyla tavizsiz ve bilimsel bir “öncelik yönetimi” gerekiyor. Günlük yaşantı içerisinde önemli ve önemsiz olan işlerinizi acil olmasalar bile, ileriyi düşünerek bilimsel planladığımızda ve tavizsiz uyguladığımızda karşımıza “acil ve önemli” ama hesap dışı bir iş çıkmayacaktır, bunlar zamanımızı işgal etmeyecektir. Bir not düşeyim: Sosyal işlerimizde planlarımıza, %30 kadar zamanımızı kullanırken gelişecek öngörülemeyen sosyal faktörler sebebiyle, bu zaman dilimi kadar opsiyonu koymak önemli ve gereklidir.
Bütün bunlar yapılmadığında; her gün çıkacak sürpriz aciliyetler ve işler sebebiyle o günün yok olması, o günü sanki yaşamıyor gibi bir stresle koşuşturmak normal hale gelecektir.
Kişinin zamanını yönetmesinde, “öncelik yönetimi”nde onu başarısız yapacak en önemli faktör onun aklını başından alan, ona çok cazip gelen hazlarıdır. Her bir birey bu hazların listesini kendisi için yapabilir. Bu liste zihnen mutlaka yapılmalı ve hazları yerli yerinde yaşamak üzere bir mücadele verilmelidir.
Bütün bunlardan sonra görürüz ki aslında zaman yönetimi; hedeflere ulaşmak, yapılan işleri kontrol etmek ve sürdürülebilir kılmak, birey ve ekip motivasyonunu geliştirmek için çok önemli bir imkânıdır ve kişisel gelişim yöntemidir. Evet, zaman yönetimi kişinin gelişimi ve verimliliği için çok değerli ve muadili olmayan bir araçtır; amaç ise kişinin tek sermayesi olan zamanını hem amaçsız kullanımdan hem de başkasının kontrolü ve zamanını çalmasından kurtarmaktır. Bu yapılabilirse, kişi hem kendi zamanını hem de yetki aldığı, sorumlu olduğu kitlenin zamanını amaçlı, hedefli, verimli ve doğru kullanılıyor hale getirebilir.
Elbette hepimiz zamanımızı yönetmeyi arzu ederiz. O halde zamanını yönetmeye talip bireyler olarak bilelim ki; zamanı yönetme hususunda bize kendimizden başka yardımcı yoktur, kendi çabamızdan, gayretimizden, azmimizden başka bir destek de yoktur. Kişinin tek yardımcısının kendisi olduğu bir süreç hem kolay hem de zordur; Ya Allah, Bismillah…
Son söz: Hemşerilerimin, okurlarımın ve Ramazan’la dost kardeşlerimin günlerinin hayrlı ve bereketli, gecelerinin dingin ve huzurlu olmasını, sağlık ve afiyette bir Bayram yaşamalarını dilerim.